Twoja firma w Niemczech. To musisz wiedzieć

Polacy jako obywatele UE mogą prowadzić na terenie Niemiec działalność gospodarczą na takich samych zasadach co obywatele RFN. Czy zdecydujemy się na założenie tzw. Gewerbe, czyli jednoosobowej działalności gospodarczej, czy będziemy chcieli założyć spółkę prawa cywilnego, czy spółkę prawa handlowego, zależeć będzie od naszej prywatnej sytuacji i od naszych planów. Najważniejszy jest fakt, że takie prawo nam przysługuje.

Gewerbe – jednoosobowa działalność gospodarcza

Najczęstszym sposobem, z jakiego korzystają Polacy w Niemczech, jest otwarcie  „Gewerbe”. Wielu z nas nie zna języka niemieckiego albo zna go na poziomie zwykłej komunikacji. Jednak w przypadku, gdy chcemy się usamodzielnić, czeka nas załatwienie wielu formalności urzędowych, wypełnianie formularzy, dokonywanie zgłoszeń, m.in. do urzędu skarbowego. Stąd też zanim zaczniemy realizować nasz plan, dobrze jest znaleźć zaufaną osobę lub biuro, które poprowadzi nas przez ten tak ważny moment do własnej działalności.

Osobista odpowiedzialność za długi

W momencie rejestracji firmy automatycznie przyjmujemy formę prawną firmy jednoosobowej; chyba, że postanowimy inaczej. Musimy również wiedzieć i pamiętać, że sami reprezentujemy naszą firmę i sami odpowiadamy za jej zobowiązania, osobiście i bez ograniczeń, całym swoim majątkiem, także prywatnym. Oznacza to, że w przypadku długów, na ich spłatę będą przeznaczone również np. nasze mieszkanie własnościowe czy inne nieruchomości, jakie posiadamy, także te w Polsce, samochód, jak też ubezpieczenia na życie, akcje, obligacje lub inne składniki naszego majątku prywatnego.

Nie jest wymagany prawnie określony kapitał minimalny. Zaleca się wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej lub ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody majątkowe (również dla freelancerów nie prowadzących działalności gospodarczej).

Jednoosobowa działalność gospodarcza nie musi być prowadzona samodzielnie, ale może mieć dowolną liczbę pracowników. W razie potrzeby możliwy jest wpis do rejestru handlowego. Rejestr handlowy jest publicznym spisem firm, który zawiera informacje o firmie. Posiadając wpis, jest się oficjalnie "pełnoprawnym handlowcem"
i ma się korzyści przy udzielaniu pełnomocnictw, jak również przy transakcjach kredytowych. Jednakże, jako w pełni wykwalifikowany handlowiec, jest się zobowiązanym do prowadzenia kont handlowych.

Status samozatrudnienia

Wykonywanie działalności gospodarczej to każde samodzielne, nastawione na uzyskanie dochodu, powtarzające się czynności, jak np. handel, rzemiosło, prowadzenie gastronomii, usługi jak np. opieka czy sprzątanie.

Kiedy dokładnie ktoś jest samozatrudniony? Samozatrudnionym jest każdy, kto świadczy usługi na własny rachunek, nie jest związany instrukcjami i może dowolnie ustalać swój czas i miejsce pracy. Osoby samozatrudnione nie pracują zgodnie z instrukcjami pracodawcy, lecz na zlecenie własnych klientów. Wiele osób samozatrudnionych pracuje samodzielnie, bez innych pracowników.

Mała firma bez rejestracji działalności gospodarczej?

Najprostszym modelem biznesowym jest rozpoczęcie działalności jako właściciel małej firmy tzw. Kleinunternehmer. Jeśli rozpoczynamy działalność jako jednoosobową działalność gospodarczą, zaliczamy się do kategorii małych przedsiębiorstw, a zatem mamy specjalny status wobec władz. W tym przypadku nie jest konieczna rejestracja w odpowiednim urzędzie, ani wpis do rejestru handlowego. Z reguły mały przedsiębiorca musi przedstawić jedynie dowód prowadzenia prostej księgowości. Która forma prawna jest dla nas odpowiednia zależy od różnych czynników, jak np. planowany obrót.

Od 1 stycznia 2020 r. obowiązuje nowy limit za rok poprzedni, do którego przedsiębiorcy są klasyfikowani jako "właściciele małych firm". Dotychczas obowiązująca stawka 17.500 euro została podwyższona do 22.000 euro. Oznacza to, że jeśli rzemieślnik nie osiągnął w poprzednim roku więcej niż 22.000 euro całkowitego obrotu, a obrót w roku bieżącym jest mniejszy niż 50.000 euro, może on wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o regulację dla małych przedsiębiorstw. Oba warunki muszą być spełnione.

"Gewerbe":  podstawowe kroki

1. Żeby zgłosić "Gewerbe", musimy być najpierw zameldowani w Niemczech. Po przyjeździe do Niemiec mamy 14 dni na to, aby się zameldować w urzędzie meldunkowym (po niemiecku Anmeldeamt) właściwym dla naszego miejsca zamieszkania. Znajduje się on albo w urzędzie miasta, albo w ratuszu.

2. Jako osoby zakładające samodzielną działalność gospodarczą, nie wykonujące wolnego zawodu, musimy zgłosić naszą działalność w formie Gewerbeanmeldung – zameldowanie działalności gospodarczej.

3. Właściwym urzędem niemieckim, który zajmuje się rejestracją samodzielnej działalności gospodarczej, jest tzw. Gewerbeamt, czyli urząd do spraw działalności gospodarczej lub Ordnungsamt. W zależności od landu należy sprawdzić, jak się taki urząd właściwy nazywa. Urząd ten jest instytucją gminną i z reguły podlega Ordnungsamt, czyli Urzędowi Porządku i Bezpieczeństwa Publicznego - dlatego też opłaty za złożenie wniosku są bardzo zróżnicowane w zależności od gminy.

4. Koszt zgłoszenia, to obecnie od 15-66 Euro, jeśli nie zachodzą żadne inne okoliczności specjalne. Zgłoszenia dokonuje się osobiście lub przez pełnomocnika, np. tłumacza. Opłatę uiszcza się gotówką lub kartą EC, karty kredytowe nie są akceptowane przez urzędy.

5. Właściwym do zgłoszenia jest urząd, w obrębie którego będzie miał siedzibę nasz zakład. W przypadku przeprowadzki osoby prowadzącej działalność gospodarczą, zmiany miejsca zamieszkania i siedziby, należy również zgłosić to do Gewerbeamtu. Nasza działalność jest ponownie rejestrowana pod nowym adresem - to również podlega opłacie i jest obowiązkowe.

Regulacje dla wolnych zawodów (Freiberufe)

Dla osób wykonujących tzw. wolne zawody, czyli Freiberufler, jak lekarze, architekci, inżynierowie, artyści czy adwokaci, właściwe są ich izby. Osoby te nie muszą się rejestrować w Gewerbeamt, wystarczy, że zgłoszą swoją działalność w niemieckim urzędzie skarbowym (Finanzamt), najpóźniej w ciągu miesiąca od jej rozpoczęcia. Osoby takie nie podlegają również podatkowi od działalności gospodarczej, czyli Gewerbesteuer.

Niezbędne dokumenty, pozwolenia, koncesje i kwalifikacje osobiste:

6.   Do zameldowania samodzielnej działalności gospodarczej potrzebny jest dowód osobisty lub paszport oraz aktualny meldunek. W formie formularza zgłaszamy urzędowi nasze dane osobiste. Ponadto konieczne jest również określenie, czy jest to działalność główna czy dodatkowa. Działalność dodatkowa ma sens, jeśli np. pracownik wykonuje dodatkowo do swojej głównej pracy działalność gospodarczą, ale nie jest w stanie w pełni się z niej utrzymać. Jednak każdy, kto planuje zarejestrować działalność gospodarczą równolegle
z wykonywaną pracą, powinien najpierw omówić tę kwestię ze swoim doradcą podatkowym.

7.   Ponadto w zgłoszeniu należy podać treść planowanej działalności oraz ewentualną liczbę planowanych pracowników. Sensowne jest, aby nie definiować działalności zbyt wąsko w opisie zgłoszenia, aby uniknąć późniejszej korekty lub ponownej rejestracji, a tym samym niepotrzebnych kosztów.

8.   Po prawidłowym zameldowaniu Gewerbe otrzymamy tzw. Gewerbeschein, czyli zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej. Rozporządzenie regulujące prowadzenie działalności gospodarczej, czyli po niemiecku Gewerbeordnung (GO), w § 14 daje podstawę jej prowadzenia.

9.   Gewerbeamt może od nas żądać dodatkowych dokumentów wraz
z tłumaczeniem na język niemiecki. Gewerbeschein jest ważny na czas nieokreślony. Po złożeniu wniosku jest on stale ważny.

10. Każdy, kto decyduje się na zarejestrowanie działalności gospodarczej, musi być oczywiście świadomy, że będzie musiał również płacić podatek. Ponieważ rejestracja działalności gospodarczej jest dowodem na to, że działalność jest prowadzona komercyjnie i z zamiarem osiągnięcia zysku, należy oczywiście zapłacić podatek dochodowy i ewentualnie podatek od wartości dodanej VAT. Zaleca się wcześniejszą szczegółową rozmowę z doradcą podatkowym na temat tego, czy taka działalność jest opłacalna jako pomysł na biznes i czy warto zarejestrować działalność gospodarczą.

11. Rejestracja handlowa jest ponadto powiązana z obowiązkowym członkostwem we właściwej izbie przemysłowo-handlowej – po niemiecku IHK (Industrie- und Handleskammer).

12. W zależności od branży, w jakiej chcemy działać, będą nam ewentualnie potrzebne urzędowe zgody, pozwolenia, koncesje (np. z urzędu budowlanego, urzędu do spraw zdrowia).

13. Często również musimy wykazać się odpowiednimi kwalifikacjami. Niemcy są w tej tematyce dość restrykcyjni i mają wiele branży mocniej sformalizowanych niż ma to miejsce w Polsce.

14. Wszelkie zgody i pozwolenia są zawsze płatne i należy je zawnioskować w odpowiednim do branży urzędzie, przed zgłoszeniem „Gewerbe”.

15.  Wspomniany powyżej w pkt. 5 Gewerbeordnug, w §§ 29  i następnych, wskazuje nam, jakie działalności podlegają obowiązkowi uzyskania zgody. Często jest to kwestia, którą należy szczegółowo wyjaśnić z urzędem wydającym zezwolenia, czy nasza planowana działalność podlega uzyskaniu takiej zgody, czy też nie.

16. Od m.in. takich zwodów jak rzemieślnicy, którzy mają obowiązek wpisania się do tzw. Handwerksrolle, czyli spisu zawodów, prowadzonego przez Handwerkskammer – niemiecką izbę rzemieślniczą, w którym zostają wpisani wszyscy rzemieślnicy prowadzący swój zakład – wymaga się zezwolenia. Wpis następuje do Handwerksrolle A lub B1 lub B2, w zależności jakie rzemiosło wykonujemy, czy takie które wymaga Meisterbiriefu, czyli papierów mistrzowskich, czy też nie. Jeśli wymaga papierów mistrzowskich, otrzymujemy tzw. Handwerkskarte, czyli kartę poświadczenia zawodu.

Urząd skarbowy – Finanzamt i inne urzędy

O zgłoszeniu naszej działalności zostaje w każdym przypadku powiadomiony Finanzamt, czyli urząd skarbowy oraz urząd do spraw kasy i podatków miejskich (Kassen- und Steueramt), a w zależności od rodzaju wykonywanej działalności, właściwe izby, takie jak izba przemysłowo-handlowa (IHK), izba rzemieślnicza (Handwerkskammer), spółdzielnie zawodowe (Berufsgenossenschaften) itp., które zwrócą się do Państwa w celu pobrania swoich składek. Działalność gospodarczą należy zgłosić najlepiej zanim się zacznie ją wykonywać, bądź równocześnie z jej podjęciem, inaczej grożą Państwu kary w postaci Verwarngeld, kary upominawcze, jeśli minęło ponad trzy miesiące od daty podjęcia działalności, a powyżej pół roku grozi to wszczęciem postępowania o wykroczenie, czyli Busgeldverfahren. 

Podatki i ubezpieczenie chorobowe

Prowadząc działalność gospodarczą jako tzw. Einzelunternehmer, czyli samodzielnie bez partnerów, podlegamy następującym podatkom: Einkommensteuer (podatek dochodowy), Gewerbesteuer (podatek od działalności gospodarczej) oraz Umsatzsteuer (podatek obrotowy). Musimy też posiadać ubezpieczenie chorobowe.

Działalność gospodarcza dla bezrobotnych?

Osoby bezrobotne mogą ubiegać się o państwową dotację na rozpoczęcie działalności w Federalnej Agencji Pracy, czyli Bundesagentur für Arbeit. Warunkiem przyznania dotacji na rozpoczęcie działalności jest wykazanie się odpowiednią wiedzą i umiejętnościami, które są niezbędne do prowadzenia działalności na własny rachunek. Instytucje eksperckie (IHK, HWK, zrzeszenia branżowe lub instytucje kredytowe) sprawdzają również, czy spełniamy inne wymagania dotyczące prowadzenia własnej działalności gospodarczej.

Polacy mogą zakładać w Niemczech również różnego rodzaju spółki, które omówimy w osobnym artykule.

Chcesz skomentować ten artykuł? Zrób to na Facebooku! >>

Autorka artykułu jest polsko-niemieckim prawnikiem z Kolonii udzielającym porad m. in. w ramach projektu Info-Point-Polregio.